生産性を上げたい

嫌いな会議 | 効果的に会議をデザインする法

From：海東和貴
自宅の書斎より

私が嫌いな会議。それは、招集した側が
「招集された人の時間の質を最大化しようと努力していない会議」です。

人が集まること＝何か良いものが生まれる
と直線的に考えて集められる会議です。要は
・「この会議、自分、必要？」と思う会議
・時間通りに始まらない会議
・時間通りに終わらない会議
・話の論点が右往左往する会議
・誰かの思いを吐露するだけの場になっている会議
など、です。

会議をするからには、何かしらの意図があるはずです。
何かしらの思惑があり、それを昇華、解消するために、
人が集まっているはずです。
だったら、それを実現しようではないか。
無駄な時間をつかっている暇はない。

私は多くの会議を主催しています。
中には参加者が数十人いるような会議の
ファシリテーションをする機会もあります。

個人的には、参加者50人くらいの会議でも、
その内容と舵取りを自分は自在に行うことができる、
と考えています。

会議を効果的にする方法、それは主にポイント3つです。

・事前に進行次第（アジェンダ）を参加者全員に配る
「今日は何のために集まるんだっけ？」と解消する。
参加者全員に強弱はあれど、参加の意図を持ってもらう。

・ホワイトボードを制する
議事がどこに向かっているのか、話の焦点はどこなのか、
を明示化するためにホワイトボードを活用する。
また、参加者から出た意見は、全て書き留める。振るいにかけない。
ホワイトボードに書けない状況でも、
議長（ファシリテーター）は自分のノートに発言者の言葉を
積極的にメモする。
参加者に「発言した損した」と思わせない。
自分の意見が「場をつくった」と実感してもらう。

・参加者の座るテーブルの配置を島型にする
スクール形式でも、ロの字でもなく、島型。アイランド形式。
小学校のときに給食のイメージで席を配置する。
詳細は避けるが、スクール形式は座った瞬間に対立構造が生まれている。
ロの字は、参加者全員が居心地の悪さを感じる。
島型で6人程度のグループをつくれば、
最初は居心地が悪くてもすぐに空気ができあがる。
その空気が全体に伝播しやすい。

他にも色々とコツはありますが、
この3ポイントを押さえるだけでも
かなりの効果があるはず。

試してみてください。